Cas :
Steelcoat, Galvacoat et Metalix

Metalix, Galvacoat et Steelcoat sont trois des entreprises du groupe Kempeneers. Ensemble, elles forment l’une des plus grandes entreprises de traitement de surface du Benelux. Galvacoat est située à Overpelt et s’occupe du revêtement par poudre de l’acier galvanisé. Sa localisation dans le Limbourg n’est pas une coïncidence, car la zone frontalière entre la Belgique et les Pays-Bas compte de nombreuses entreprises de transformation de l’acier. La production de Steelcoat et de Metalix a lieu à Lummen. Steelcoat est spécialisée dans le revêtement par poudre de l’acier non traité et galvanisé. Metalix est responsable de la métallisation et de la peinture humide de l’acier. Metalix dispose à cet effet de plus de dix mille mètres carrés de halls de pulvérisation. Ensemble, les trois entreprises traitent environ mille tonnes d’acier par jour. Les clients sont des entreprises qui utilisent l’acier pour la construction industrielle, la construction de logements et de machines, les clôtures, les conteneurs, les rails de chemin de fer, les garde-corps de ponts, les mâts d’éclairage, etc.

Galvacoat, Steelcoat et Metalix emploient environ 120 personnes. Le soutien commercial et administratif des entreprises est assuré par 10 employés de bureau du siège de Lummen. Metalix est la plus ancienne des trois entreprises. Galvacoat a commencé ses activités à Lummen en 2005. Au printemps 2010, Steelcoat l’a rejointe. Metalix et Galvacoat utilisaient le même logiciel comptable. Le suivi des commandes et la facturation ont également fait l’objet d’une adaptation. « Nous avons connu une croissance rapide », explique Luc Segers, responsable financier du groupe Kempeneers. « La solution que nous avions en interne était trop limitée. Le groupe souhaitait davantage de fonctionnalités, associées à un ensemble de procédures bien structurées et documentées. Pour la personnalisation existante, les entreprises étaient devenues trop dépendantes des connaissances d’une seule personne. En outre, la personnalisation semblait être à peine documentée.

Besoin d’intégration

« Nous souhaitions passer à une solution packagée qui offrirait une base solide, de nombreuses fonctionnalités et la possibilité de surveiller plus étroitement les trois entreprises. À cet égard, l’intégration figurait en tête de liste des souhaits. « Auparavant, nous avions des systèmes de suivi des commandes et de comptabilité complètement séparés. Avec la nouvelle solution, nous voulions couvrir l’ensemble des processus commerciaux, de la commande à la facturation et à la comptabilité ». Le groupe Kempeneers a examiné les propositions des fournisseurs et a choisi la combinaison de Microsoft Dynamics et du partenaire informatique Offimac, basé à Hasselt. La société a réalisé l’implémentation au siège de Groep Kempeneers à Lummen, les autres succursales utilisant le système via un réseau VPN.

Dans un premier temps, Metalix, Steelcoat et Galvacoat ont dressé la carte de leurs processus internes. Luc Segers : « Nous avons procédé à une analyse approfondie et documenté tous les processus de manière minutieuse et détaillée. Nous avons ensuite décidé comment nous allions utiliser Dynamics et comment nous allions aligner les processus et le logiciel. » Entre autres, le support fonctionnel pour un calcul correct des prix était très important pour le groupe. « Lorsque nous proposons un devis à un client, cela est précédé d’un processus interne très complexe. Il était crucial pour nous que le progiciel de gestion intégré prenne parfaitement en charge ce processus. » Luc Segers donne un exemple. « De nombreux paramètres entrent en jeu. Comment la commande est-elle exprimée : en surface, en longueur, en poids ou par pièce ? Quelle remise sur le chiffre d’affaires pouvons-nous offrir au client – là encore en fonction de la surface, du poids, de la longueur ou du nombre de pièces ? Le client demande-t-il un revêtement dans une couleur standard ou non ? Offimac a programmé tous ces paramètres dans Microsoft Dynamics. Luc Segers : « À cet égard, le système offre autant de possibilités que nous le souhaitons. Il n’y a pas de limites.

Suivi commercial

Le calcul du prix donne lieu à un devis. Celui-ci comprend un lien permettant d’exporter le devis vers Microsoft Word à partir du système. Toutes les informations de Dynamics sont ainsi automatiquement reprises dans l’offre. Luc Segers : « Nos vendeurs peuvent ajouter du texte libre dans Word, qu’ils enregistrent ensuite automatiquement dans le système ERP. » Dans une prochaine étape, le groupe Kempeneers souhaite également organiser le suivi des offres dans Dynamics. Pour ce faire, Offimac a développé un module sur mesure. « Nous pensions qu’un véritable module CRM était un peu trop lourd pour cela. Pour nous, il s’agissait simplement d’assurer le suivi des offres, afin de disposer de meilleures informations de reporting : quelles offres ont débouché sur des commandes concrètes, quelles conditions nous avons appliquées à ces commandes, etc.

Autre aspect important, Metalix, Galvacoat et Steelcoat pouvaient également suivre les commandes dans le système ERP. Luc Segers : « C’est la force d’un système intégré. Auparavant, le suivi des commandes se faisait sur papier. Lorsque nous devions rechercher quelque chose, nous le faisions dans les dossiers contenant les bons de commande. Ce n’était pas pratique. Aujourd’hui, tout est dans Dynamics : du bon de commande à la facture en passant par l’ordre de production ». Ce processus intégré permet de passer de la commande à la facture ». Ce processus intégré soutient la croissance continue du groupe. Auparavant, il y avait beaucoup de travail manuel, notamment la saisie des données du système de suivi des commandes dans le progiciel de comptabilité. « Avec Dynamics, tout cela disparaît. L’équipe existante peut parfaitement gérer notre croissance, précisément parce que nous travaillons désormais de manière beaucoup plus efficace. La saisie multiple des données a été éliminée, ce qui nous a permis de gagner beaucoup de temps. Dans le même temps, le taux d’erreur a diminué. Tout le monde travaille avec un seul et même ensemble de données central ».

Informations sur la gestion du béton

Grâce à l’implémentation de Dynamics, la comptabilité fonctionne également de manière beaucoup plus fluide aujourd’hui. Auparavant, le service comptable avait beaucoup de mal à introduire une deuxième fois les données du module de facturation du logiciel personnalisé dans le progiciel de comptabilité. Ici aussi, la nature intégrée du progiciel de gestion intégré offre un avantage considérable. « Dynamics nous a également permis de travailler de manière identique dans les trois entreprises », explique Luc Segers. « Il y a un seul plan comptable, une seule base de données clients, etc. Cette méthode de travail offre à Metalix, Galvacoat et Steelcoat un moyen plus efficace de rendre compte de manière directe des activités de l’entreprise. Il n’y a pas de consolidation financière au niveau du groupe. Cependant, les autres entreprises du groupe Kempeneers – y compris un bureau immobilier et une société de portefeuille – s’appuient également sur Dynamics pour soutenir leurs processus.

La solution qu’Offimac a élaborée pour Metalix, Steelcoat et Galvacoat a servi de base à OffiCOAT, une solution ERP basée sur Microsoft Dynamics avec laquelle Offimac cible spécifiquement le marché du traitement de surface. « Cela inclut des fonctionnalités très spécifiques, explique Luc Segers, y compris en termes de suivi des marges. Grâce à différents paramètres, Metalix, Steelcoat et Galvacoat peuvent suivre en détail la marge de leurs opérations. « Dans le système, nous voyons pour chaque type de matériau quelle marge nous réalisons sur les plaques, les tubes, les poutrelles, etc. Ce sont des informations qui guident nos opérations de manière très concrète ». Les entreprises du groupe Kempeneers savent donc en détail quelles sont les activités qui génèrent le plus de valeur. « Dynamics nous permet de transformer cette source centrale de données en informations de gestion utiles.