Cas :
Groupe Schreurs

La Commerciale der Haarkappers, qui fait partie du Groupe Schreurs, était à la recherche d’une solution solide pour relever son principal défi : être capable de répondre en douceur à l’évolution rapide des tendances en matière de produits capillaires tout en minimisant la quantité de stock dormant. Offimac a aidé Group Schreurs à passer à la version standard de Microsoft Dynamics. Depuis lors, l’entreprise est l’exemple même de l’efficacité et de la vision d’ensemble.

Le groupe Schreurs, basé à Hasselt, possède trois divisions, dont la plus connue est « De Commerciale der Haarkappers ». Cette entreprise de vente en gros de produits de coiffure comprend 16 magasins de vente au détail en Belgique avec des produits spécialisés pour les coiffeurs, les esthéticiennes, les écoles de coiffure et les studios de manucure. La deuxième division est active dans la production, l’importation et la distribution de cosmétiques et de parfums aux détaillants, aux magasins d’alimentation naturelle, à Delhaize et à Di. La troisième division est l’importateur exclusif des tondeuses à cheveux « Oster » pour chiens, moutons et chevaux depuis 20 ans. Sa clientèle comprend la chaîne Tom&Co, ainsi que plusieurs grossistes en animaux de compagnie et magasins spécialisés. Group Schreurs réalise un chiffre d’affaires annuel consolidé de près de 7 millions d’euros avec environ 50 employés.

« L’effet de mode est très caractéristique des produits de coiffure. Une couleur de cheveux peut devenir instantanément populaire grâce à une nouvelle idole et nous devons alors suivre immédiatement. De plus, nos fournisseurs modifient régulièrement la gamme complète avec de nouveaux produits, des couleurs différentes, de nouveaux emballages, etc. Notre plus grand défi consiste donc à réduire au minimum les stocks dormants dans les magasins, qui comptent plus de 8 000 numéros d’articles. Pour organiser cela correctement et efficacement, nous devons pouvoir compter sur un logiciel intelligent », a déclaré Luc Schreurs, directeur général.

Passer à Microsoft Dynamics avec Offimac

Depuis plus de trente ans, le groupe Schreurs fait confiance à Offimac, basée à Hasselt, pour toutes ses questions informatiques. Dans le passé, Offimac avait développé pour Schreurs une application personnalisée basée sur le texte pour la gestion des stocks, les ventes et la comptabilité. Toutefois, au fil des ans, l’ancien progiciel est devenu coûteux à entretenir et a atteint ses limites technologiques. Offimac a donc proposé de passer à Microsoft Dynamics.

« Microsoft Dynamics est une solution ERP complète qui inclut par défaut presque tout ce dont nous avons besoin et qui permet également une exportation flexible des données. Nous avons vu plusieurs fournisseurs, mais seul Offimac s’est distingué comme un partenaire informatique qui parle notre langue et réfléchit avec nous. Ils se considèrent comme des collègues plutôt que comme des fournisseurs », déclare Luc Schreurs.

Après une analyse et une mise en œuvre en douceur, Group Schreurs travaille avec Microsoft Dynamics. Tous les magasins sont équipés de caisses enregistreuses et de scanners intégrés, de sorte que les données de tous les sites sont mises à jour de manière centralisée à Hasselt.

Les stocks de la boutique sont vérifiés et réapprovisionnés en un rien de temps.

« Les stocks dormants coûtent de l’argent et doivent être évités. Microsoft Dynamics est un outil très utile à cet égard. Chaque semaine, je demande une proposition de commande pour chaque fournisseur. Le système vérifie les stocks du magasin, tient compte des niveaux de stock minimum et maximum, des quantités par emballage, de l’obligation d’achat minimum par fournisseur, de la fréquence de livraison, etc. La seule chose que je dois éventuellement adapter manuellement est, par exemple, une commande exceptionnellement élevée d’un client. Grâce au logiciel intelligent, je peux passer des commandes hebdomadaires à nos 70 fournisseurs en seulement 25 minutes », explique Luc Schreurs.

Pour le service de distribution, l’impact est encore plus important si possible : ici, les commandes pour 500 clients sont exécutées en à peine dix secondes. « Grâce à Microsoft Dynamics, nous pouvons économiser cinq personnes à temps plein pour le traitement des commandes. Les clients demandent aussi régulièrement des rapports sur le chiffre d’affaires que nous réalisons avec eux. Ces informations sont à portée de clic. Nous maîtrisons parfaitement la situation.

Importation et exportation flexibles de données

Lorsque les fournisseurs modifient leurs prix ou leurs produits, Luc Schreurs reçoit une liste au format Excel et, après une importation rapide, Microsoft Dynamics est mis à jour avec les derniers prix, quantités d’emballage, etc.

L’exportation de données à partir du système est également particulièrement aisée. Luc Schreurs l’utilise régulièrement : « Chaque mois, j’exporte les données de stock et de vente de 8 000 articles vers Excel à des fins de comparaison. Je peux alors facilement adapter les niveaux de stock par magasin en fonction des tendances, des saisons, des besoins spécifiques des clients, etc. En quinze minutes, je peux examiner et optimiser un magasin entier afin de maximiser les ventes par mètre carré. Et c’est très important dans notre secteur ».

Convivialité

Les magasins sont gérés par 45 coiffeurs. Ils démarrent le système indépendamment chaque jour, enregistrent les ventes à l’aide d’un scanner et effectuent le transfert des données vers Hasselt. Le programme POS fonctionne sur un PC ordinaire. L’interface conviviale de Microsoft garantit un seuil d’accès peu élevé.

Luc Schreurs : « Après une demi-heure de formation, les nouveaux vendeurs sont déjà en mesure d’effectuer la facturation et la fermeture quotidienne du magasin de manière autonome. En interne, nous avons même deux employés âgés de 64 et 78 ans qui se débrouillent sans problème avec Microsoft Dynamics !

Retour sur investissement

« Depuis l’introduction de Microsoft Dynamics, nous avons pu poursuivre notre croissance sans engager de personnel supplémentaire. Les commandes et les retours de nos seize magasins sont gérés par deux employés seulement. En outre, il y a désormais beaucoup moins d’argent liquide bloqué sur les étagères des magasins. Aujourd’hui, nous travaillons de manière extrêmement efficace et nous avons tout sous contrôle », conclut Luc Schreurs.