Cas :
E-MAX

E-MAX est une entreprise active dans l’extrusion de profilés en aluminium. Elle était à la recherche d’une solution commerciale intégrée qui soit moderne, économique et rapide à mettre en œuvre. Le choix s’est porté sur Microsoft Dynamics, qui a été mis en œuvre par le partenaire informatique Offimac. Avec un taux de croissance annuel moyen de 25 %, E-MAX est devenue une PME de taille importante avec trois succursales en Belgique et aux Pays-Bas. Aujourd’hui, Microsoft Dynamics chez E-MAX contribue à la fluidité des processus d’entreprise – du traitement des commandes à la préparation des transports, en passant par la planification des capacités. Dans un marché en évolution rapide, E-MAX apprécie particulièrement la flexibilité et la convivialité de la plate-forme Microsoft Dynamics et la collaboration harmonieuse avec le partenaire informatique Offimac.

L’acquisition d’E-MAX par le célèbre industriel Jos Vaessen en 2001 a donné à la jeune entreprise d’extrusion un élan commercial supplémentaire. Entre 2001 et 2008, E-MAX a connu une croissance moyenne de 25 % par an et l’entreprise a été nommée « Trends Gazelle » dans le Limbourg plusieurs années de suite.

Comment tout a commencé

E-MAX a délibérément opté pour une solution standard et non pour la personnalisation. En effet, en tant que jeune entreprise, elle pouvait facilement adapter ses processus au nouveau logiciel. Le choix s’est finalement porté sur la plate-forme Microsoft Dynamics. Le partenaire informatique Offimac de Hasselt a été chargé d’implémenter le progiciel et de l’adapter aux besoins spécifiques d’E-MAX – ce qui s’est déroulé sans problème grâce aux fonctionnalités standard du module complémentaire Offimac Manufacturing.

Convivialité du suivi commercial et financier

Robert Zegveld, directeur commercial chez E-MAX : « Microsoft Dynamics offre tout ce qu’un véritable progiciel de gestion intégré devrait faire, mais avec la convivialité et la flexibilité en plus. Vous n’avez pas besoin d’une équipe importante pour maintenir le progiciel. Et un nouvel employé n’a même pas besoin d’une formation pour apprendre à travailler avec le progiciel : un manuel concis suffit. »

Grâce à Microsoft Dynamics, le traitement commercial des projets se déroule de manière particulièrement fluide. Marc Roosen, directeur financier et administratif chez E-MAX : « Une facture est créée en un rien de temps dès qu’une commande part chez le client : toutes les informations se trouvent en effet déjà dans le système. Et en quelques clics de souris, si nécessaire, nous pouvons exporter les données vers Excel pour une analyse plus poussée. »

« En tant que directeur commercial, je veux avoir un accès rapide à l’état actuel des prises de commandes. Jet Reports, un outil supplémentaire qui s’ajoute à Microsoft Dynamics, me permet d’avoir les bons rapports sur mon bureau tous les jours », ajoute Robert Zegveld.

Processus de production

Le processus de production dans une usine d’extrusion comme E-MAX est assez simple, même s’il y a des accrocs ici et là. La matière première est constituée de lourdes barres d’aluminium qui sont rendues malléables par chauffage, puis pressées à travers une matrice pour former des profilés en aluminium de la forme souhaitée par le client.

S’il s’agit d’une nouvelle forme de moule, la commande du client est généralement accompagnée d’un dessin décrivant en détail le profil souhaité. Le premier cycle de production aboutit alors à une version d’essai, accompagnée des rapports de mesure nécessaires qui sont soumis au client avant de passer à la production effective.

Planification des capacités

Le partenaire informatique Offimac a apporté à Offimac Manufacturing un certain nombre de fonctionnalités qui n’étaient pas présentes en tant que fonctionnalités standard dans Microsoft Dynamics. Il s’agit notamment de la possibilité de gérer efficacement la planification de la capacité des machines.

Robert Zegveld : « E-MAX dispose de plusieurs lignes de production. Notre objectif est de veiller à ce que notre capacité de production soit utilisée au maximum. C’est pourquoi nous devons toujours avoir un aperçu de l’utilisation actuelle des machines et être en mesure de réserver la capacité nécessaire immédiatement lorsque les clients passent des commandes. Le système s’acquitte parfaitement de cette tâche ».

Post-traitement

Après l’extrusion, les profilés en aluminium subissent plusieurs autres processus : étirement, coupe à la bonne longueur, processus de durcissement et, enfin, emballage et préparation au transport. Dans certains cas, les profilés subissent un post-traitement externe, par exemple un revêtement par poudre ou une anodisation.

Microsoft Dynamics veille également à ce que le post-traitement des articles se déroule sans heurts et est utilisé pour divers contrôles. Par exemple, certains profils finis doivent être pesés avant d’être emballés. C’est Microsoft Dynamics qui contribue à ce processus : les informations provenant des balances sont automatiquement transmises à Microsoft Dynamics, qui les compare au poids prévu lors de la commande.

Aujourd’hui, Microsoft Dynamics est également un outil indispensable pour la préparation du transport : « Le système vous permet de regrouper les articles comme vous le souhaitez. Peu d’entreprises peuvent dire qu’une personne peut préparer 15 camions en une journée », explique M. Zegveld.

Répondre à l’évolution du marché

E-MAX a déjà connu de nombreux changements. « En tant que PME, vous devez pouvoir réagir rapidement aux changements des conditions du marché. Et Microsoft Dynamics est justement la plate-forme qui vous permet de réagir rapidement à ces changements », déclare Robert Zegveld.

Un exemple concret de ces nouveaux besoins du marché est la manière dont E-MAX gère ses stocks. L’entreprise doit non seulement contrôler les stocks dans ses propres entrepôts, mais elle place souvent des marchandises en consignation auprès d’entreprises externes où elles subissent un traitement ultérieur. Cet aspect de la gestion logistique doit également être contrôlé par le système d’entreprise.

Coopération avec Offimac

Robert Zegveld : « Chez E-MAX, nous sommes restés de vrais entrepreneurs : une fois la décision prise, nous passons rapidement à l’action. Notre partenaire informatique Offimac partage en fait notre mentalité et est toujours sur la brèche avec nous. Ce qui nous aide vraiment, c’est qu’il comprend très bien notre activité et qu’il réfléchit avec nous de manière proactive. C’est en partie grâce à cela que nous travaillons ensemble avec succès et plaisir depuis plus de 20 ans ».