VERHUURSOFTWARE: TIPS VOOR EEN SUCCESVOL PROJECT
Overweeg je nieuwe verhuursoftware te implementeren?
Maar weet je niet goed hoe dit best aan te pakken?
Kunnen wij jouw bedrijf helpen met tips voor de succesvolle implementatie van nieuwe verhuursoftware?
Overweeg je de implementatie van nieuwe verhuursoftware in jouw onderneming? Heel goed! Dit zijn 4 tips die we jou graag meegeven om het selectietraject van je nieuwe verhuursoftware aan te pakken. En om daarna aan de slag te gaan met de implementatie van deze nieuwe verhuursoftware.
ER IS VEEL KEUZE IN VERHUURSOFTWARE
Verhuursoftware is een programma dat speciaal ontwikkeld is om te helpen bij het beheren van een verhuurbedrijf. Dit kan zowel een bedrijf zijn dat verhuurt aan particulieren als aan professionele klanten. Verhuursoftware biedt een aantal handige functies om het verhuren van uw producten of diensten te vereenvoudigen en te verbeteren.
Een van de belangrijkste functies van verhuursoftware is het bijhouden van de beschikbaarheid van verhuurobjecten. Dit kan zowel handmatig als automatisch gebeuren, afhankelijk van de gekozen software. Bij handmatige beschikbaarheid houdt u zelf bij welke objecten beschikbaar zijn op welke datum, terwijl bij automatische beschikbaarheid de software dit voor u doet op basis van de reserveringen die binnenkomen.
Er zijn verschillende soorten verhuursoftware beschikbaar, waaronder software voor het beheren van de verhuur van specifieke soorten goederen zoals auto’s, apparatuur of evenementenruimtes. Andere verhuursoftware biedt meer algemene functies, zoals het beheren van klanten, reserveringen en facturering.
Een van de belangrijkste voordelen van verhuursoftware is dat het de efficiëntie van het verhuurproces kan verbeteren. In plaats van handmatig reserveringen bij te houden en facturen te maken, kan verhuursoftware dit automatiseren en zorgen dat alles in één systeem wordt bijgehouden. Dit kan tijd en moeite besparen en fouten voorkomen.
LEG DE FOCUS OP BEDRIJFSPROCESSEN EN FUNCTIONELE WENSEN
Om verhuursoftware succesvol te implementeren moet de focus op de bedrijfsprocessen liggen. Want verhuursoftware draait er om om zaken sneller, beter of efficiënter gedaan te krijgen. En de focus mag dus niet liggen op technologie. Want technologie is een middel maar geen doel. Het is belangrijk wat de verhuursoftware functioneel en economisch bijbrengt aan jullie bedrijf. Breng dus daarom jouw processen eerst zelf eens in kaart. Lijst op waar je verbeteringen in zou willen realiseren. Maak zelf ook wat huiswerk en zet eens op papier wat jullie in grote lijnen zoeken. Dat hoeft geen detailstudie te zijn, maar het moet toch zeker de hoofdlijnen bevatten. Want niemand gaat onvoorbereid een huis bouwen. En zo hebben jullie ook een basis om met jullie implementatiepartner te kijken hoe jullie processen in de nieuwe verhuursoftware uitgevoerd worden.
Je hoeft geen IT’er te zijn hiervoor, gewoon een gebruiker die zijn/haar wensen noteert. Een Excel lijstje maken met wat je per afdeling zou willen kunnen doen, kan al een goed startpunt zijn.
KIES VOOR BEDRIJFSZEKERE EN VOORAL TOEKOMSTGERICHTE VERHUURSOFTWARE
Tijdens de zoektocht naar dé juiste verhuursoftware dienen zich misschien meerdere oplossingen aan. Wees er u echter van bewust dat de keuze voor bepaalde software een keuze is voor de komende 5 à 10 jaar. Hou dus ook rekening met uw functionele eisen van de toekomst. En met de garanties die de software biedt om met uw bedrijf mee te evolueren. Dat bedrijfssoftware mobiel moet zijn en kan werken op elk toestel is vandaag de dag vanzelfsprekend. Dat je verhuursoftware moet integreren met Office is eveneens een basisvereiste. Maar toets ook eens af waar leveranciers staan inzake artificiële intelligentie, big data, internet of things enz. Want dat zijn de nieuwe speerpunten in bedrijfssoftware geworden. En daaraan zie je ook in hoeverre een leverancier mee is of niet. Kijk zeker ook eens naar hun financiële balansen. Want zij zullen u ook veel leren over de haalbaarheid van toekomstige updates, upgrades en innovaties. Want misschien is dat budget er niet … en zijn er geen jaarlijkse updates of upgrades, laat staan een plan voor de toekomst.
Verhuursoftware kopen is zoals een huis kopen: dat doe je meestal ook doordacht voor de langere termijn
Continuïteit en flexibiliteit zijn meer dan ooit de belangrijkste criteria voor nieuwe verhuursoftware. Want verhuurbedrijven willen gerust zijn dat hun investering in verhuursoftware lang meegaat. Zij willen continuïteit van leveranciers. Maar ook flexibiliteit. Omdat behoeften in de loop der jaren mogelijks ook gaan veranderen, en hier of daar toch wat maatwerk of uitbreiding of apps wenselijk is. En je wilt binnen een paar jaar niet met een failliete leverancier of verouderde verhuursoftware zitten.
Bovendien kost het zeer veel geld om een softwarepakket up-to-date te houden. En niet iedere maker van verhuursoftware heeft voldoende middelen om te innoveren. Of om nieuwe dingen in te bouwen. Meer en meer kleinere spelers kunnen die investeringen vaak niet meer opbrengen.
Daarnaast is het ook zo dat er meer en meer standaardpakketten op de markt zijn. Vaak zien die er goed uit, maar laten ze geen enkele aanpassing, uitbreiding of wat maatwerk toe. Zij zijn dus beperkt en vormen voor sommige verhuurbedrijven al snel een te strak keurslijf. Jaarlijks zien wij nieuwe klanten die afstappen van die standaardpakketten omdat ze te rigide zijn. En omdat zij niets kunnen of willen veranderen. Voor wie denkt op wat langere termijn zijn pure standaardpakketten volgens ons dus ook niet de beste keuze. Want de wereld verandert.
Kiezen voor Microsoft is een goede keuze voor kleine en middelgrote verhuurbedrijven
Elders op onze site vind je hier meer info over, maar je kan ook klikken op deze link:
MAAK VOLDOENDE TIJD EN GOEDE MENSEN VRIJ VOOR JOUW VERHUURSOFTWARE
Een implementatie van verhuursoftware doe je er niet “even“ bij. Want het zijn belangrijke projecten met organisatorische impact.
Een grondige aanpak en planning zijn noodzakelijk. Het is daarom ook aangeraden om enkele sleutelmedewerkers aan te duiden die intensief betrokken zullen worden bij de implementatie. Deze sleutelmedewerkers zijn nodig bij de analyse en definitie van de procedures. Want zij weten ook vaak wat er op de werkvloer leeft, zodat zij de nodige inzichten kunnen bijbrengen. Zowel in de voorbereiding als achteraf. En in een latere fase spelen zij een belangrijke rol bij de invoer en conversie van gegevens. Maar ook bij de opleiding en ondersteuning van andere medewerkers zijn zij de eerste aanspreekpunten in uw organisatie.
Goede sleutelmedewerkers vrijmaken is belangrijk. En dat kan voor henzelf ook een interessante promotie zijn. Zodat het een win-win is voor iedereen.
DURF PRIORITEITEN BEPALEN EN FASEER HET GEBRUIK VAN JE VERHUURSOFTWARE
Je kiest best die verhuursoftware die het meest aan uw eisen voldoet. Maar deze software kan meestal nog veel meer.
De verleiding is dan soms groot om ineens te veel te willen. Met een langdurige implementatie tot gevolg. En meer kans op mislukking. Daarom zeker deze tip: bepaal op voorhand goed de prioriteiten en faseer de implementatie van jouw verhuursoftware. Automatiseer eerst de echte noden en daarna de optimalisatie. Faseer je project ook in de tijd. Want een stap-voor-stap implementatie is aanbevolen boven een implementatie die alle afdelingen tegelijk doet overschakelen op een nieuw systeem. Zo leert jouw bedrijf ook stap-voor-stap bij. En verklein je mogelijke risico’s op een mislukking links of rechts.
Veel succes met de implementatie van jouw verhuursoftware!
ONTDEK HIER MEER OVER ONZE OPLOSSINGEN VOOR DIGITALISERING
